Hồ sơ xin phép sử dụng thẻ APEC vốn được đánh giá là phức tạp, bao gồm nhiều nhóm tài liệu như: hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, báo cáo tài chính, hợp đồng ngoại thương, chứng từ thanh toán quốc tế, quyết định bổ nhiệm chức danh quản lý… Bên cạnh đó, thủ tục còn trải qua hai giai đoạn thẩm định với sự tham gia của nhiều cơ quan như Công an, Hải quan, Thuế, Bảo hiểm xã hội,…
Vì vậy, đối với các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn có nhiều nhân sự cấp cao cần sử dụng thẻ APEC, việc nộp hồ sơ riêng lẻ cho từng người không chỉ mất thời gian mà còn dễ phát sinh sai lệch dữ liệu giữa các hồ sơ.
Vừa qua, chúng tôi đã hỗ trợ một tổng công ty xây dựng tại TP. Hồ Chí Minh thực hiện thủ tục xin cấp thẻ APEC cho 07 doanh nhân cùng thời điểm. Thách thức lớn nhất trong trường hợp này là đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu nhân sự quản lý, đặc biệt đối với những cá nhân đã từng được cấp thẻ trước đó.
Quy trình được chúng tôi triển khai theo hướng xử lý tập trung:
♦ Thẩm định đồng loạt điều kiện cá nhân:
Rà soát toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, chức danh quản lý và lịch sử xuất nhập cảnh của cả 07 nhân sự. Đồng thời, chúng tôi kiểm tra sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp trong lần công ty xin thẻ Apec cho doanh nhân gần nhất để phát hiện các trường hợp sai lệch về chức danh hoặc thay đổi vị trí công tác có thể ảnh hưởng đến hiệu lực hồ sơ.
♦ Hệ thống hóa hồ sơ năng lực doanh nghiệp:
Do các hồ sơ sử dụng chung dữ liệu về doanh thu, thuế và hợp đồng ngoại thương, chúng tôi xây dựng một bộ hồ sơ gốc thống nhất và chính xác. Cách làm này giúp cơ quan xét duyệt dễ dàng đối chiếu, đồng thời chỉ cần thẩm định năng lực doanh nghiệp một lần cho toàn bộ các cá nhân.
Để bảo đảm tiến độ, chúng tôi phối hợp trực tiếp với bộ phận Nhân sự và Kế toán của doanh nghiệp trong việc chuẩn bị hồ sơ:
♦ Lập danh mục hồ sơ tập trung:
Kiểm soát đầy đủ tài liệu của từng cá nhân, tránh tình trạng thiếu sót làm ảnh hưởng đến tiến độ chung.
♦ Xây dựng bản giải trình chung về nhu cầu đi lại:
Làm rõ vai trò của từng doanh nhân trong các hoạt động đàm phán, triển khai dự án quốc tế, qua đó chứng minh tính cần thiết của việc cấp thẻ đồng thời.
Việc triển khai hồ sơ xin cấp Thẻ Apec theo hướng tập trung giúp giảm thiểu đáng kể các thủ tục hành chính lặp lại. Thay vì phải giải trình riêng lẻ cho từng trường hợp, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị một hệ thống dữ liệu thống nhất ngay từ đầu. Kết quả, cả 07 doanh nhân đã được cấp văn bản chấp thuận trong cùng một thời điểm.
Từ kinh nghiệm này, chúng tôi lưu ý: đối với các doanh nghiệp có nhiều lãnh đạo cần làm thẻ APEC, việc chuẩn bị hồ sơ theo hướng hệ thống ngay từ khâu đánh giá điều kiện đầu vào là yếu tố quyết định, giúp rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao tỷ lệ được chấp thuận.
TRUNG TÂM LÀM THẺ APEC
Địa chỉ: 109 Hoàng Sa, Phường Tân Định, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028.3911.8581 – Hotline: 0916 568 101
Email: info@cis.vn