Trong thực tế tư vấn, nhiều doanh nghiệp cho rằng làm Thẻ Apec chỉ là một thủ tục hành chính. Tuy nhiên, đây là một quy trình xét duyệt chặt chẽ, đòi hỏi công ty và doanh nhân phải đáp ứng đầy đủ điều kiện xin thẻ Apec, đồng thời biết cách chứng minh năng lực, nhu cầu sử dụng thẻ một cách thuyết phục. Nếu tiếp cận chưa đúng, hồ sơ làm thẻ Apec rất dễ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian làm thẻ Apec ngoài dự kiến.
Sau đây là các lỗi thường gặp khiến hồ sơ xin thẻ Apec bị từ chối:
- Không đánh giá trước doanh nhân có đủ điều kiện xin thẻ Apec hay không
Một lỗi chuyên môn phổ biến là doanh nhân thường bắt tay ngay vào chuẩn bị hồ sơ mà chưa rà soát tình trạng pháp lý, đánh giá tình trạng công ty và doanh nhân xin thẻ có đáp ứng đủ các điều kiện để được cấp thẻ Apec hay không. Trong khi đó, việc xin Thẻ Apec đòi hỏi doanh nghiệp phải hoạt động ổn định, tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế, hải quan, lao động, bảo hiểm xã hội và có yếu tố hợp tác kinh doanh quốc tế. Và doanh nhân phải làm việc, giữ chức vụ quản lý từ cấp trưởng phòng trở lên tối thiểu 12 tháng, đồng thời chứng minh nhu cầu sử dụng thẻ Apec.
Giải pháp: Trước khi thực hiện thủ tục xin cấp thẻ Apec, doanh nghiệp và doanh nhân cần được đánh giá tổng thể về điều kiện pháp lý để xác định khả năng làm thẻ Apec ngay từ đầu.
- Không biết cách chứng minh nhu cầu sử dụng Thẻ Apec
Nhiều hồ sơ bị “vướng” không phải vì thiếu giấy tờ, mà vì không chứng minh được lý do vì sao doanh nhân cần sử dụng Thẻ Apec. Việc chỉ nêu chung chung rằng doanh nghiệp có đối tác nước ngoài, hoặc có kế hoạch mở rộng thị trường, thường chưa đủ sức thuyết phục cơ quan xét duyệt.
Giải pháp: Hồ sơ cần thể hiện rõ nhu cầu đi lại thường xuyên, ngắn hạn phục vụ hoạt động kinh doanh, thông qua hợp đồng thương mại của doanh nghiệp ký kết trực tiếp hoặc qua giao dịch điện tử với đối tác của nền kinh tế thành viên APEC có thời hạn không quá 02 năm tính đến thời điểm đề nghị được sử dụng thẻ ABTC, kèm theo các văn bản thể hiện hợp đồng, tài liệu ký kết, hợp tác đã được thực hiện như: Thư tín dụng (L/C), Vận đơn, Tờ khai hải quan, Hóa đơn thanh toán.
- Doanh nghiệp có vi phạm hoặc chậm trễ nghĩa vụ pháp lý
Một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ xin Thẻ Apec bị từ chối là doanh nghiệp đang chậm nộp bảo hiểm xã hội, có vi phạm về thuế hoặc hải quan. Dù không phải vi phạm nghiêm trọng, nhưng đây là tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Giải pháp: Doanh nghiệp cần chủ động rà soát và khắc phục các tồn tại pháp lý trước khi nộp hồ sơ làm thẻ Apec, tránh để hồ sơ bị “dừng” ngay từ khâu thẩm tra.
- Không theo dõi sát hồ sơ trong suốt quá trình xét duyệt
Thủ tục xin cấp thẻ Apec được thực hiện qua hai giai đoạn: (1) xin văn bản chấp thuận cho phép sử dụng Thẻ Apec, ở gia đoạn này sẽ có nhiều cơ quan ban ngành thẩm tra, như: Công an tỉnh, Sở Công thương, Sở Nội vụ, Chi cục Thuế khu vực, Chi cục Hải quan khu vực, Bảo hiểm xã hội khu vực và (2) xin cấp Thẻ Apec.
Nếu không theo dõi sát tiến độ, doanh nghiệp dễ bỏ lỡ các yêu cầu bổ sung, giải trình, dẫn đến hồ sơ bị kéo dài hoặc phải làm lại.
Giải pháp: Có người phụ trách theo dõi hồ sơ xuyên suốt hai giai đoạn, kịp thời xử lý các tình huống phát sinh.
Kết luận
Việc chuẩn bị hồ sơ làm thẻ Apec không chỉ là vấn đề giấy tờ, mà là quá trình thể hiện năng lực, sự tuân thủ và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Để tránh những lỗi chuyên môn thường gặp và rút ngắn thời gian làm thẻ Apec, doanh nghiệp nên có sự đồng hành của Công ty luật ngay từ giai đoạn đánh giá điều kiện đến khi hoàn tất thủ tục xin cấp thẻ.
TRUNG TÂM LÀM THẺ APEC
Địa chỉ: 109 Hoàng Sa, Phường Tân Định, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028.3911.8581 – Hotline: 0916 568 101
Email: info@cis.vn